Document contractual · versiunea 22 octombrie 2026
Acord privind prelucrarea datelor
Condițiile prelucrării în numele firmei-client, potrivit art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679.
1. Părțile și obiectul
Firma-client, identificată în cont, este operatorul datelor introduse despre parteneri, angajați și alte persoane. RINGMASTERIT S.R.L., CIF RO40191201, cu sediul în Str. Siretului nr. 17, camera nr. 1, bl. 17, sc. 1, et. 2, ap. 6, municipiul Târgu Jiu, județul Gorj, România, este persoana împuternicită pentru prelucrarea acestor date în vederea furnizării BillAlert. Prezentul acord face parte din contractul de utilizare a platformei și se aplică pe durata prestării serviciului și în perioada de returnare sau păstrare legală a datelor. Pentru propriile date de facturare și administrare a conturilor, Furnizorul are rol de operator, potrivit politicii de confidențialitate.
2. Instrucțiunile și datele prelucrate
Prelucrarea include stocarea, organizarea, consultarea, calculul, exportul și transmiterea documentelor la cererea operatorului. Datele pot include identificarea și contactele partenerilor, informații bancare, date de facturare, nume și CNP ale angajaților, contracte, pontaje și salarii. Documentele de concediu medical pot conține date de sănătate; operatorul stabilește necesitatea și temeiul prelucrării lor. Utilizarea funcțiilor, setările și cererile scrise ale administratorului autorizat constituie instrucțiuni documentate. Furnizorul prelucrează datele numai pe aceste instrucțiuni, cu excepția unei obligații legale, despre care informează operatorul înainte, dacă legea permite.
3. Confidențialitate și securitate
Furnizorul limitează accesul la persoanele autorizate, supuse confidențialității, și aplică măsuri proporționale cu riscul conform art. 32 GDPR: controlul accesului pe firmă și rol, autentificare, protejarea comunicațiilor, jurnalizare și protejarea stocării. Operatorul gestionează utilizatorii, drepturile acordate, dispozitivele și certificatele sale digitale. Dacă o instrucțiune încalcă normele de protecție a datelor, Furnizorul informează imediat operatorul și solicită clarificarea ei.
4. Alți împuterniciți și transferuri
Operatorul autorizează utilizarea furnizorilor tehnici necesari funcțiilor pe care le activează. Funcțiile AI pot utiliza Anthropic sau OpenAI; notificările SMS / WhatsApp pot utiliza Twilio; serviciile de email depind de configurația platformei sau de serverul ales de operator. Lista și rolurile sunt descrise în politica de confidențialitate. Furnizorul impune obligații de protecție echivalente furnizorilor care acționează ca subîmputerniciți și rămâne răspunzător pentru îndeplinirea lor. O modificare planificată a subîmputerniciților se comunică înainte de utilizare, oferind operatorului posibilitatea de a formula obiecții motivate. Orice transfer în afara SEE trebuie să respecte capitolul V GDPR; garanțiile aplicabile se comunică la cerere.
5. Drepturile persoanelor, incidente și evaluări
Furnizorul sprijină operatorul, ținând seama de natura prelucrării și informațiile disponibile, la soluționarea cererilor persoanelor vizate, la evaluările de impact și consultările autorității. Cererile care privesc datele firmei-client se transmit operatorului pentru decizie. Furnizorul notifică operatorul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității și comunică informațiile disponibile despre datele afectate, consecințe și măsuri. Operatorul evaluează obligația notificării autorității și persoanelor vizate; termenul legal de 72 de ore al operatorului nu este un termen de amânare a informării de către Furnizor.
6. Export, încetare și verificare
La încetarea serviciului, operatorul solicită returnarea prin export sau ștergerea datelor prelucrate în numele său. Furnizorul execută opțiunea și șterge copiile, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de lege; explică operatorului ce date rămân, pentru ce motiv și cât timp. Păstrarea documentelor contabile de către firma-client urmează art. 25 din Legea nr. 82/1991: 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, cu excepțiile legale aplicabile. Furnizorul pune la dispoziție informațiile necesare demonstrării respectării art. 28 GDPR și permite verificări proporționale, inclusiv audituri convenite, cu protejarea datelor altor clienți și a securității serviciului.
Instrucțiuni și contact: gdpr@billalert.ro. Consultă și termenii de utilizare și politica de confidențialitate.